15.1.09

Motivos por los que la empresa debe usar la firma electrónica

Jordi Masdevall, abogado de Baker & McKenzie en Barcelona

Por la razón que sea, lo cierto es que la implantación de la firma electrónica en las empresas no acaba de generalizarse, y cuando se implementa, no se efectúa con todo su potencial sino de forma limitada a sólo alguna de sus aplicaciones.

A continuación describiré tres ámbitos a los que el uso de la firma electrónica es muy recomendable.

Uno, la declaración de impuestos vía Internet (e-Tax): Desde el 1 de octubre 2008 es obligatorio para las empresas (SA y SRL) presentar las autoliquidaciones de los modelos 110, 115, 117, 123, 124, 126, 128, 202 y 300 vía telemática a través de Internet. Para esta presentación telemática se requiere tener instalado en el navegador un certificado de usuario X.509.V3 expedido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa o cualquier otro certificado electrónico admitido por la Agencia Estatal de Administración Tributaria, puesto que la AEAT ya no va admitir la presentación de dichas autoliquidaciones en soporte papel.

Dos, la factura electrónica (e-Invoice): No me detendré en el ahorro de gastos y espacio derivado de la emisión de facturas electrónicas, ni tampoco en las ayudas económicas del Plan Avanza 2006-2010, sino que me centraré en la obligatoriedad del uso de la factura electrónica en la contratación con el sector público estatal. Dicha obligatoriedad se extenderá progresivamente con la aprobación (mayo 2009) de la oportuna orden ministerial en desarrollo de las normas para el uso de la factura electrónica en los contratos con el sector público estatal. Inicialmente (agosto 2009) estarán obligadas las sociedades que no puedan presentar cuenta de pérdidas y ganancias abreviada y, paulatinamente, se expandirá dicha obligación a otras personas físicas y jurídicas en función de sus características y el volumen de su cifra de negocios (noviembre 2010).

Paralelamente, la Administración del Estado y las comunidades autónomas impulsarán el empleo de la factura electrónica entre empresarios, profesionales y demás agentes del mercado, en particular, entre pymes y microempresas, para fomentar el desarrollo del comercio electrónico.

Y tres, las comunicaciones electrónicas intrasocietarias. No es una novedad jurídica, pero es oportuno comentar la posibilidad de las comunicaciones electrónicas (vía e-mail) en las relaciones de las sociedades mercantiles con sus socios/accionistas y el órgano de administración en base a pactos estatutarios que así lo establezcan, con la seguridad ofrecida por el uso de la firma electrónica. Las sociedades de responsabilidad limitada (SRL) gozan de un marco normativo más flexible que las sociedades anónimas, aunque ambos tipos de sociedades pueden contemplar el uso de las comunicaciones electrónicas en sus estatutos sociales.

Algunos supuestos para las sociedades de responsabilidad limitada son: el pacto que obligue a la sociedad / administradores a tener una dirección de e-mail donde atender las comunicaciones de los socios; convocatoria de la Junta General por e-mail a los socios, en sustitución de los anuncios (Boletín Oficial del Registro Mercantil/diario); pacto para la convocatoria del Consejo de Administración por anuncio vía e-mail a los consejeros; pacto para adoptar acuerdos vía videoconferencia y/o para la validez de los acuerdos adoptados por el Consejo de Administración sin sesión y mediante voto electrónico; o (v) la captación electrónica del voto por medio de un pacto que admita la representación conferida por e-mail.

A modo de conclusión, también indico otros dos ámbitos en los que el uso de la firma electrónica es asimismo recomendable, como la contratación con la Administración a través de plataformas tecnológicas (G2B) y los supuestos en los que se utilice el arbitraje de consumo electrónico para resolver las contiendas.

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