22.4.12

La competitividad y el ahorro. Las razones del paso de las organizaciones basadas en el papel a las nuevas organitzaciones del siglo XXI: el documento electrónico con validez jurídica.


El uso, cada día más extendido, de medios electrónicos y telemáticos, nos permiten una mejor gestión de la información: bases de datos, pedidos y contratos telemáticos, tramites financieros, informes, historiales, etc. hace que a su vez está provocando que se incremente de una forma casi exponencial el número de documentos electrónicos que generamos, que consultamos y que modificamos. De todos estos documentos, algunos empiezan a tener validez jurídica, y en los próximos años no solo serán algunos sino muchos y por tanto serán documentos que generarán derechos y obligaciones: contratos, escrituras, pedidos, albaranes, facturas, informes médicos, técnicos, jurídicos, auditorias, etc.

Se considera documento electrónico, la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.

Esta es la definición de documento electrónico recogida a la Ley de Impulso de la Sociedad de la Información del año 2007, también conocida como la LISI. Esta ley obliga a las grandes empresas a permitir la relación de sus clientes con estas por medios electrónicos, y por tanto ha empezado a generarse una cantidad importante de documentos electrónicos con valor jurídico.

Paralelamente, la socialización del uso de las nuevas tecnologías, está haciendo aumentar exponencialmente el número de e-documentos, además la concienciación medio ambiental cada vez más extendida, también ayuda a este crecimiento, con iniciativas como el “paperless office”.

Aún así y teniendo en cuenta la situación económica actual, este desarrollo no ha sido el que todo el mundo preveía y en estos momentos los motivos que están impulsando la generación de documentos electrónicos, especialmente con validez jurídica empiezan a ser otros: competitividad y ahorro.

Competitividad, pues cada vez más, las diferentes administraciones públicas empiezan a pedir en los contratos públicos, que las facturas y los contratos sean electrónicos con validez jurídica (inicialmente como elemento que da más puntuación y próximamente como obligación). Las grandes empresas empiezan a pedir a sus proveedores que las comunicaciones se establezcan por medios electrónicos, inicialmente de datos, ahora de facturas electrónicas y próximamente de todo tipo de documentos: pedidos, albaranes, ofertas, etc. También encontramos en ciertos sectores donde el documento electrónico es ya obligatorio, como es el caso de la receta electrónica, la relación de las empresas con las AAPP: Agencia Tributaria, Seguridad Social, etc. Esto nos está llevando a que el documento electrónico con validez jurídica empieza a ser un elemento clave en la estrategia de la empresa. Finalmente hacer una reflexión en este sentido: a pesar de que actualmente las grandes decisiones a nivel económico y político están tomadas por actores que venimos del papel, las nuevas generaciones, que ya se están empezando a incorporar a este mundo profesional, son personas que ya han nacido en el mundo digital y que por tanto su predisposición va mucho más orientada al documento electrónico y a la relación telemática que la tradicional. Este hecho marcará también unas nuevas demandas a las que hay que estar muy atento a la hora de dar respuestas y por tanto será un elemento más de competitividad empresarial.

Ahorro, pues está demostrado que la gestión del documento electrónico es mucho más económica que la gestión del papel. En el caso de la factura electrónica, según estudios de la Unión Europea, el coste de una factura en papel, incluyendo costes de generación, envío y tratamiento es de más de 4,5 euros mientras que la misma factura en formato electrónico no llega al euro. En otro de los ámbitos donde el ahorro está claro, es en los procesos donde está involucrado un intercambio de documentos entre oficinas, clientes y proveedores, etc. El envío físico de documentos tiene unos costes de tiempo y dinero, que desaparecen en el envío de los documentos electrónicos, puesto que este es prácticamente cero, con independencia del número de documentos y la distancia. Evidentemente el tiempo también es prácticamente cero, y por tanto el ahorro, ya no solo es de dinero, sino de tiempo. Las grandes empresas están digitalizando (con validez jurídica) sus documentos para disfrutar ya de este ahorro. Este mismo proceso seguirán las pequeñas y medianas empresas.

Otros aspectos que debemos también considerar son los de seguridad y fiabilidad. El documento electrónico puede ser y es más sencillo que sea mucho más seguro que el papel. Tanto a nivel de custodia, como de envío con seguridad tanto de recepción como de lectura por parte de las personas interesadas son otros de los aspectos a considerar a la hora de pasar del papel al documento electrónico.

Como debemos afrontar desde nuestras organizaciones el proceso de adaptación al e-documento ?
El hecho de que las organizaciones desde sus inicios hayan gestionado los documentos en soporte papel, hace que los procesos de cambio no siempre sean sencillos. Además, muchas veces las relaciones de las organizaciones con sus clientes o administrados y proveedores está condicionada por si estos están ya adaptados a los documentos electrónicos, por lo cual es necesario definir una estrategia de cómo hacerlo.

Primero es necesario ver en qué ámbitos de la organización la incorporación del documento electrónico generará más ahorro o aportará más competitividad. No en todos los ámbitos será igual y si la organización es capaz de identificar estos, el retorno de la inversión será mucho más rápido que si se quiere hacer globalmente.

Una vez identificados estos ámbitos, será bueno cuantificar el ahorro para poder valorar el retorno de la inversión.

El tercer paso será definir qué herramientas necesitamos y qué será necesario hacer para adaptar la organización al e-documento. De aquí saldrá un presupuesto que habrá que estudiar ante el ahorro de la gestión del documento electrónico.

Finalmente, y en el caso que el proyecto signifique unos ahorros o beneficios para la organización, será el momento de implantar el documento electrónico.

Lo que sí es evidente, es que cuanto más grande sea la organización, con más red de distribución o prestación de servicio, más grande será el ahorro.

Conclusiones
El documento electrónico es el presente y el futuro. El ahorro, la competitividad así como la seguridad que este aporta, son los factores que están impulsando su implantación, más allá de las posibles obligaciones jurídicas. Ahora es momento de hacerlo, pues está demostrado que los ahorros se pueden generar ya hoy. Se debe hacer pero desde una visión corporativa y de retorno de la inversión, y no desde un proyecto puramente tecnológico, pues a pesar de estar implicada la tecnología, esta no debe pasar por delante de los aspectos estratégicos.

Jordi Masias
Consejero Delegado

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